Menyia-nyiakan waktu kerja dengan memainkan game online bukanlah gaya Anda, tapi apakah Anda kehilangan waktu Anda karena Anda tidak terorganisir dengan baik, teratur atau efisien?

Ada banyak sumber daya yang berguna dalam komputer Anda yang dapat meningkatkan pengetahuan bisnis Anda, mempercepat hasil kerja Anda dan membantu Anda membuat kesan positif bagi rekan, klien dan atasan Anda.

1. Penuhi kebutuhan Anda

Pilih perangkat keras dan perangkat lunak yang dapat diandalkan

Gunakanlah komputer cepat dengan memori yang cukup dan prosesor yang baik. Pilih koneksi internet yang cepat dan dapat diandalkan, lebih baik DSL atau yang lebih cepat. Pasang sebuah perangkat anti-virus yang baik dan firewall pribadi, untuk menghindari perbaikan dokumen-dokumen yang rusak nantinya. Sesuaikan filter spam Anda untuk memblokir surel yang tidak diinginkan.

Gunakan pembaharuan otomatis

Ini berlaku bagi pemeriksaan virus, backup dokumen dan peningkatan sistem operasi.

Sadar akan keamanan

Jangan pernah membuka sebuah lampiran email yang mencurigakan bahkan jika ini berasal dari seseorang yang Anda kenal. Virus dapat memasuki daftar kontak surel Anda. Tentukan sebuah kata sandi yang kuat yang tidak dapat ditebak oleh siapapun. ILPG4F (I like playing golf for fun) adalah sebuah kata sandi yang jauh lebih baik daripada nama teman wanita Anda.

2. Jadilah terorganisir

Bersihkan desktop dan dokumen Anda

Aturlah ikon-ikon pada desktop Anda dengan cara yang intuitif, mungkin menempatkan semua jalan pintas di sisi kanan dan aplikasi di bagian kiri. Sortir dokumen Anda untuk dapat ditemukan kembali dengan mudah. Bayangkan ini sebagai sebuah sistem dokumen elektronik. Buatlah folder-folder dan sub-folder agar Anda dapat menemukan informasi yang Anda butuhkan dengan cepat. Jika Anda sedang mengerjakan beberapa pekerjaan dalam waktu yang bersamaan, Anda akan menemukan dokumen-dokumen Anda dengan cepat jika Anda menamai setiap dokumen dengan nama yang rinci.

Buatlah jalan pintas

Gunakan jalan pintas pada keyboard Anda dan Anda akan menghemat waktu. Jika Ada situs web yang Anda kunjungi secara teratur, simpan alamatnya sebagai favorit dan atur mereka menjadi bagian atas untuk referensi yang mudah.

Pusatkan informasi Anda

Buatlah satu lembar kerja dengan informasi yang Anda gunakan secara teratur. Atur pengingat kalendar Anda di aplikasi Outlook dan maksimalkan penggunaan teknologi.

Sortir surel Anda

Mulailah memeriksa surel Anda dengan baik. Hapus semua pesan yang sudah tua, Anda tidak memerlukannya lagi dan berjanjilah kepada diri sendiri bahwa Anda tidak akan menimbun pesan-pesan ini. Sortir kotak masuk Anda ke dalam urutan menurun dalam tanggal dan berhentilah menyia-nyiakan waktu melihat pesan-pesan yang sudah lama dan lihatlah yang terbaru. Gunakan fitur pratinjau (preview) untuk dengan cepat melihat pesan sebelum Anda membukanya. Yang lebih baiknya lagi, bentuk “aturan” dalam Outlook untuk memproses surel yang masuk secara lebih efisien dengan mensortir surel-surel ini ke dalam folder yang berbeda secara sistematis. Outlook dapat juga memberitahukan asosiasi Anda jika Anda tidak berada di kantor Anda. Dengan menyimpan surel Anda dalam folder dan sub-folder, Anda tidak akan menyia-nyiakan waktu mencari-cari informasi yang penting dan Anda dapat menghapus banyak pesan dalam satu waktu ketika Anda telah menyelesaikan sebuah proyek.

Belajarlah menelusuri lebih efisien dan gunakanlah macro…

3. Tetaplah mengetahui apa yang sedang berlangsung

Jangan menelusuri tanpa tujuan

Daripada menelusuri internet untuk sebuah informasi, unduh sebuah RSS reader dan pasangkan semua sumber reguler Anda ke dalamnya. Ini akan dengan cepat melakukan pencarian untuk Anda. Gunakan sebuah toolbar seperti Google Desktop Toolbar untuk melakukan pencarian secara langsung.

Biarkan informasi yang mendatangi Anda

Baik Anda mengikuti sebuah cerita berita yang berkembang, mengikuti perkembangan medis atau mengetahui yang terbaru dari sebuah tim olahraga, daftarlah dalam Google Alerts. Tetaplah mengetahui informasi tentang kompetitor dan industri Anda dengan berlangganan surel laporan berkala untuk secara otomatis mendapatkan informasi dan berita ke dalam kotak masuk Anda.

Gunakan perpanjangan/extensions

Banyak aplikasi menawarkan extension yang dapat meningkatkan efisiensi penggunaan komputer Anda dengan sangat baik. Sebagai contoh, karena browser Firefox Web open source, ada banyak extension keren yang dapat Anda pasangkan pada browser ini. Menambahkan sebuah pencarian kamus akan menghemat waktu Anda. Sorot teks manapun dan lakukan pencarian secara otomatis dalam kamus online pilihan Anda. Extension Firefox lainnya, dikenal dengan FlashGot, akan melengkapi browser Anda dengan sebuah pengelola pengunduhan untuk mengurangi waktu unduh.

4. Tingkatkan efisiensi Anda

Gunakan macros

Dengan beberapa pengaturan dan data yang lama terhapus, lembar kerja Anda dari peluncuran produk tahun lalu akan dapat digunakan kembali tahun ini. Buatlah macros untuk frase yang sering digunakan dalam dokumen Word.

Buatlah template

Menulis pesan yang sama kepada beberapa orang dalam subjek yang sama? Sebuah mail merge akan menghemat waktu Anda. Buatlah template bagi pesan, laporan dan surel yang sering dikirim, dan silahkan potong dan tempel. Selalu lakukan pengkoreksian untuk memastikan template ini terlihat seperti gaya tulisan Anda, dan masukkan satu atau dua kalimat yang mempribadikan pesan atau surel tersebut.

Tentukan batasan waktu memeriksa surel Anda

Tidak setiap surel adalah penting. Tentukan kapan Anda akan melihat ke dalam pesan-pesan Anda secara konsisten. Matikan fungsi automatic request read receipt untuk surel yang akan datang. Ingatkan rekan-rekan Anda untuk menonaktifkan fitur reply all dan gunakan ini hanya ketika memang benar-benar diperlukan.

Langsung pada intinya

Ringkas dalam korespondensi surel. Surel tidak selalu harus panjang. Jika Anda perlu banyak berkomunikasi, kirim ini sebagai sebuah lampiran atau sebuah pesan resmi, dan bukan sebagai sebuah surel teks. Tetap pada subjeknya. Jika Anda memiliki tiga topik atau pertanyaan, pertimbangkan untuk mengirimkan tiga surel terpisah sehingga Anda dapat mensortir balasan dengan baik dalam dokumen yang terkait.

Buatlah produktivitas portabel

Bawalah dokumen yang penting dalam USB Anda atau sebuah CS. Gunakan PDA Anda dengan baik. Bacalah buku panduannya untuk memaksimalkan penggunaan programnya. Dan jika memang akan lebih cepat untuk membuat sebuah catatan dengan tulisan tangan, gunakan sebuah buku catatan kecil sampai Anda dapat memindahkan informasi ini ke dalam komputer, laptop atau PDA Anda.

5. Teknologi membuat hidup lebih mudah

Orang-orang mengharapkan jawaban segera setelah mereka menekan tombol enter. Otomatisasi telah menciptakan urgensi buatan. Pengelolaan waktu adalah sebuah tantangan namun Anda dapat meningkatkan efisiensi dengan memperbaiki dan tetap dapat mengendalikan penggunaan teknologi Anda.

Dengan memperbaiki produktivitas penggunaan komputer Anda, Anda dapat menyelesaikan tugas-tugas profesional Anda, melewati ekspektasi atasan Anda dan memajukan karir Anda.

— ENGLISH VERSION —

Increase Your Computer Productivity

Wasting work hours playing games online is not your style, but are you losing time because you’re not as organized, informed or efficient as you could be?

There are great resources available through your computer that can increase your business knowledge, speed up your work output and help you make a positive impression on your colleagues, clients and boss.

1. Address your needs

Choose reliable hardware and software

Use a speedy computer with enough memory and a good processor, like a Pentium 4. Pick a fast, reliable Internet connection, preferably DSL or faster. Install a good anti-virus software and personal firewall, to avoid having to repair corrupted files later. Adjust your spam filter to block unwanted e-mail.

Use automate updates

This applies to virus checks, file backups and operating system enhancements.

Be security conscious

Never open a suspicious e-mail attachment even if it’s from someone you know. Viruses can infiltrate e-mail contact lists. Choose a strong password that no one will guess. ILPG4F (I like playing golf for fun) is a much better password than your girlfriend’s name. Test your computer regularly for security vulnerabilities. Relying on a NetBIOS file-sharing port is like leaving your Ferrari unlocked with the keys in the ignition.

2. Get organized

Unclutter your desktop & documents

Organize your desktop icons in an intuitive fashion, maybe putting all your shortcuts on the right side and your applications on the left. Sort your document files for easy retrieval. Think of this as an electronic filing system. Create folders and subfolders so you can find information quickly. If you’re working on several projects concurrently, you’ll locate your files quickly if you choose detailed names for each document.

Create shortcuts

Use your shortcut keys and you’ll save time. If there are websites you access regularly, save them as favorites and sort them into headings for easy reference.

Centralize your information

Create one spreadsheet with the information you need to access regularly. Program your calendar reminders in Outlook and maximize the use of technology.

Sort your e-mail

Start fresh with your e-mail. Delete any old messages you no longer need and promise yourself not to hoard messages. Sort your inbox into descending order by date and stop wasting time scrolling through old messages to see the newest ones. Use the preview feature to quickly glance at messages before opening them. Better still, set up “rules” in Outlook to process incoming mail more efficiently by systematically sorting it into different folders, highlighting certain messages in color and automatically replying to or forwarding other ones. Outlook can also notify your associates if you are away from the office. By storing your e-mail in folders and subfolders, you won’t waste time searching for important information and you can delete messages in a block once a project has been completed.

Learn how to surf more efficiently and start using macros…

3. Stay informed

Eliminate aimless surfing

Instead of surfing for information, download an RSS reader and hook up all your regular resources to it. It will do your research for you. Use a toolbar like Google’s Desktop Toolbar to do searches directly.

Let the information come to you

Whether you’re monitoring a developing news story, tracking medical advances or getting the latest on a sports team, sign up for Google Alerts. Keep current on your competitors and your industry by subscribing to e-mail newsletters to automatically receive information and news to your inbox.

Use extensions

Many applications offer extensions that can greatly improve your computer efficiency. For example, because the Firefox Web browser is open source, there are many cool extensions you can tack on to it. Adding a dictionary search will save you time. Highlight any text and automatically look it up in the online dictionary of your choice. Another Firefox extension, known as FlashGot, will equip your browser with a download manager to decrease download time.

Internet Explorer also offers plenty of time-saving extensions. Always be sure that anything you download is from a trusted site.

4. Increase your efficiency

Use macros

With a few adjustments and the old data deleted, your spreadsheet from last year’s product launch will work again for this year. Create macros for commonly used phrases in Word documents.

Create templates

Writing the same letter to several people on the same subject? A mail merge will save you time. Create templates for frequent letters, reports and e-mail, and go ahead and cut and paste. Always proofread to ensure it sounds like your writing style, and include a sentence or two that personalize the letter or message.

Set limits on your e-mail time

Not every e-mail is urgent. Decide when you’ll access your messages during the day and stick to it. Turn off the automatic request read receipt function for incoming e-mail. Remind your colleagues to disable the reply all feature and use it only when it’s absolutely necessary.

Get to the point

Be brief with your e-mail correspondence. E-mail doesn’t always have to be long. If you need to communicate a lot of information, send it as an attachment or a formal letter, not as a text e-mail. Stick to the subject. If you have three topics or questions, consider sending three separate e-mails so you can sort and file the replies under the appropriate project file.

When responding, a wise businessman will make the subject line more specific. Instead of “Next week’s meeting,” change it to “Carpool for R&D meeting” or “Catering requirements for staff meeting.”

Create portable productivity

Carry important documents electronically on your USB memory stick or on a CD. Use your PDA properly. Read the manual to maximize the use of its programs. And if it would ultimately be faster to make a note by hand, use a small notepad until you can transfer the information into your desktop, laptop or PDA.

5. Technology can make life easier

People expect answers as soon as they hit the enter button. Automation has created artificial urgency. Time management is a challenge but you can increase your efficiency by updating and maintaining control of your use of technology.

By improving your computer productivity, you can accomplish your professional tasks, exceed your boss’ expectations and advance your career.