Memanfaatkan waktu sepenuhnya pada hari kerja dapat menjadi sebuah tantangan nyata bagi banyak orang. Kantor dapat menjadi sarang bagi segala bentuk gangguan. Dari mulai Facebook sampai bersosialisasi dengan rekan-rekan kerja Anda. Anda mungkin berpikir bahwa sebuah tugas sederhana tampaknya semakin membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk mengerjakannya. Berikut adalah dasar-dasar mengenai cara untuk mengambil alih hari Anda dan mulai meningkatkan produktivitas Anda sendiri.

Manajemen waktu

Tujuan utama dari manajemen waktu adalah untuk mengidentifikasi dan membatasi beberapa banyak waktu yang Anda gunakan untuk mengerjakan tugas-tuas Anda setiap harinya. Mungkin saat ini Anda berpikir bahwa Anda cekatan dalam mengukur berapa banyak waktu yang Anda gunakan pada hari-hari biasa Anda. Namun kenyataannya adalah bahwa Anda akan sangat terkejut bila Anda benar-benar menyadari berapa lama Anda menghabiskan waktu pada tugas-tugas yang tampaknya dilakukan dengan cepat… semua waktu yang sebagian besar terbuang percuma pada hari Anda. Sebuah penelitian baru-baru ini menunjukkan bahwa hanya sekitar 17% dari para pekerja benar-benar mampu secara akurat mengukur perjalanan waktu. Mungkin sisa dari kita semua memilii jam internal yang kacau. Jadi daripada berharap Anda berada dalam 17% tersebut, akuilah bahwa Anda mungkin memerlukan beberapa bantuan dalam manajemen waktu. Di situlah alat seperti “Rescue Time” dapat digunakan. Alat ini dapat membantu dengan memberitahu Anda secara persis berapa waktu yang telah Anda habiskan pada tugas-tugas umum harian Anda, seperti memeriksa email, akun media sosial, menerima panggilan telepon dan mengadakan meeting.

Bentuk jadwal istirahat

Hal ini mengejutkan karena mungkin terdengar berlawanan dengan Anda, namun sangat penting untuk memastikan waktu istirahat yang teratur sepanjang hari Anda. Beristirahat dalam jadwal benar-benar dapat membantu meningkatkan konsentrasi Anda. Beberapa penelitian telah menunjukkan bahwa melakukan beberapa istirahat singkat selama sebuah pekerjaan yang panjang akan membantu Anda mempertahankan tingkat kinerja Anda yang konstan; mengerjakan tugas tanpa istirahat akan menurunkan tingkat kinerja Anda. Selain berolahraga selama waktu kerja dapat meningkatkan produktivitas, menurut sebuah penelitian yang diterbitkan dalam Journal of Occupational and Environmental Medicine. Bahkan hanya dengan berjalan di luar, atau pergi ke gym di sela-sela waktu kerja dapat memompa darah Anda dan mungkin ini yang diperlukan untuk mendapatkan fokus Anda kembali.

“Aturan Dua Menit”

Yang satu ini seharusnya membuat tertarik bahkan orang-orang yang suka menunda berpengalaman. Pada dasarnya “aturan dua menit” ini cukup sederhana: jika Anda menemukan sebuah tugas atau tindakan yang Anda tahu dapat dilakukan dalam waktu dua menit atau kurang, lakukanlah segera. Menurut pengusaha Steve Olenski, dengan segera menyelesaikan tugas-tugas Anda benar-benar menghabiskan waktu yang lebih sedikit daripada untuk kembali mengerjakannya nanti.

No more meetings

Bukan rahasia lagi bahwa meetings adalah salah satu kegiatan yang menyedot banyak waktu, namun entah bagaimana kita terus mengadakan, menghadirinya tanpa mempertanyakannya serta mengeluh tentang kegiatan ini. Menurut Atlassian, rata-rata pekerja menghabiskan lebih dari 31 jam setiap bulan nya dalam pertemuan-pertemuan yang tidak produktif. Sebelum mengadakan meeting berikutnya, tanyakan kepada diri Anda sendiri apakah Anda dapat mencapai tujuan atau tugas yang sama melalui email atau telepon (yang bisa berubah menjadi lebih produktif).

Memanfaatkan waktu perjalanan ke dan pulang kantor

Perjalanan ke kantor dan pulangnya adalah waktu yang tampaknya dibuang-buang percuma bagi kebanyakan orang. Daripada membuka Facebook atau bermain Candycrysh, Anda dapat menggunakan waktu yang sama itu untuk membuka beberapa email, menelpon, membuat to-do list harian Anda, atau bahkan melakukan brainstorming.

— ENGLISH VERSION —

Workplace Productivity | Basics

Making the most of you day can be a real challenge to a lot of people. The office can be a hotbed for distractions of all forms. From Facebook, to socializing with your co-workers. You might be finding that even simple tasks seemingly take up more and more of your time. Here are the basics on how to take charge of your day and start increasing your own productivity.

Time Management

The key goal of this is to identify and limit how much time you’re spending on your day-to-day tasks. Now you might think you’re pretty great at gauging how much time various tasks take you during your typical day. But the fact is that you’d be very surprised if you actually realized how long you spend on seemingly quick tasks… All time that is pretty much wasted from your day. Some recent research has suggested that only around 17 percent of people are actually able to accurately gauge the passage of time. Guess the rest of us have some messed up internal clocks. So instead of hoping that you are one of the seventeen percent, admit that you could probably use some help in time management. That’s where tools like Rescue Time come in. It can help by letting you know exactly how much time you are spending on your common daily tasks, such as checking emails, social media accounts, taking phone call and meetings.

Break Up Your Day

It’s surprising because it may sound counterintuitive to you, but it’s vitally important to make sure to take regular breaks throughout your day. Taking scheduled breaks can actually help improve concentration. Some research has shown that taking short breaks during long tasks helps you to maintain a constant level of performance; while working at a task without breaks leads to a steady decline in performance. Furthermore exercising during work time can improve productivity, according to a study published in the Journal of Occupational and Environmental Medicine. Even just going for a walk outdoors, or squeezing in a quick gym visit can get your blood pumping and could be just what’s needed to clear your head and get your focus back.

The “Two-Minute Rule”

This one should appeal to even the most seasoned procrastinators. Essentially the “two-minute rule” is pretty simple: if you see a task or action that you know can be done in two minutes or less, do it immediately. According to entrepreneur Steve Olenski, by completing the task right away you actually spend less time than having to get back to it later.

No More Meetings

It’s no secret that meetings are one of the biggest time-sucks around, yet somehow we continue to unquestioningly book them, attend them and, inevitably, complain about them. According to Atlassian, the average office worker spends over 31 hours each month in unproductive meetings. Before booking your next meeting, ask yourself whether you can accomplish the same goals or tasks via email, phone (which could turn out to be more productive).

Smart Commuting

Your commute is time that most people seem to simply waste on getting to and from work. How about instead of Candy-Crushing or Facebooking, you could be using that same time to pound out some emails, return some phone calls, create your daily to-do list, or even squeeze in some quick brainstorming.